La chose importante à garder à l’esprit lorsque l’on parle de productivité est qu’elle n’est pas un sprint. C’est davantage un marathon. Si vous êtes super-productif une heure mais que vous vous relâchez les deux heures suivantes, vous n’avez pas été productif !
Certains ont le don de concentration. Mais la plupart ne l’ont pas. Notre volonté est une ressource limitée et décroît en fonction des choix que nous prenons. Au fur et à mesure que la journée passe, notre réserve de volonté a cruellement besoin d’être réapprovisionnée. C’est pourquoi il est si difficile de finir la journée avec autant d’acharnement que vous l’avez commencée – votre cerveau ne peut tout simplement pas le supporter.
Heureusement, créer des habitudes vous aide à préserver votre volonté et à améliorer la productivité au travail. Par exemple, de nombreux dirigeants portent les mêmes tenues tous les jours afin de ne pas s’encombrer l’esprit. Cette pratique a été mis au jour par Albert Einstein et a été reprise par Steve Jobs, Mark Zuckerberg ou encore Barack Obama. Le président Américain déclarait à ce propos qu’il portait toujours les mêmes vêtements afin de réduire au minimum de décisions à prendre afin de pouvoir concentrer ces décisions sur des choses plus importantes.
Et bien que vous ne pouvez pas vous assurer que chaque dernière heure de votre journée de travail sera toujours la même, en suivant une routine spécifique, vous serez capables de tirer le meilleur parti de ce moment sans trop y penser. Les huit stratégies énoncées ci-dessous peuvent vous sembler difficile à adopter, mais en quelques jours, vous les aurez maitrisées parfaitement.
Avant la dernière heure
Environ 30 minutes avant d’atteindre la dernière heure de votre journée de travail, prenez le temps de mettre de l’ordre dans vos affaires afin de pouvoir consacrer pleinement vos efforts aux tâches importantes.
1. Vérifier vos emails
Faites rapidement le tour de vos messages non lus et répondez à ceux qui ont besoin d’une réponse avant la fin de la journée.
Placez les autres messages qui nécessitent une réponse, d’une urgence moindre, dans votre dossier « à envoyer ultérieurement » ou marquez-les comme non lus afin de pouvoir vous en occuper plus tard. N’oubliez pas de faire le tri de vos emails : ceux qui ne nécessitent pas de réponse devront être supprimés ou archivés.
2. Vérifier votre dossier de brouillons
Il n’est pas rare d’être distraits dans la journée au point de ne pas finir des mails qui ne sont pas 100% cruciaux. Ceux-ci se retrouvent alors relégués dans votre dossier de brouillons. Avant d’arriver à la dernière heure de votre journée de travail, c’est le moment de se débarrasser de ces mails en attente. Si vous avez peur qu’ils soient perdus dans la boite de réception de votre destinataire, du fait de l’heure tardive, programmez-les pour être envoyés à la première heure le lendemain.
3. Fermer votre boite de réception et tous les autres canaux de communication
Cette étape est très importante. Fermez votre boite de réception et détournez-vous des autres sources de distraction autant que possible : statut « Absent » sur Skype, quitter Facebook et Twitter, etc. sont cruciaux pour maintenir votre concentration à son maximum.
4. Prendre une pause
Prenez 5 minutes pour boire de l’eau, manger un snack sain, aller aux toilettes ou faire n’importe quoi qui ne soit pas relié au travail. Dans tous les cas, assurez-vous de faire un tour pour vous dégourdir les jambes : vous devez être assez détendu pour pouvoir rester assis durant toute l’heure suivante afin d’améliorer la productivité au travail autant que possible.
Améliorer la productivité au travail durant la dernière heure
Après avoir pris votre pause, il sera temps de plonger dans le vif du sujet. Suivez ces quatre étapes pour vous assurer de faire le plus de choses possibles.
5. Prioriser à nouveau votre to-do liste
On en connait tous – ces collègues qui arrivent à 9h, cravachent toute la journée pour finir leurs tâches prioritaires et finissent à 17h tapantes sans mouiller la chemise. Mais la plupart d’entre nous ne sont pas faits du même bois. Nous repoussons les choses à faire au lendemain, puis au jour suivant, et le jour encore d’après…
Utilisez cette dernière heure pour évaluer votre liste. Est-ce que tout y est ? Quelles sont les choses les plus importantes ? Qu’est-ce qui peut être repoussé au lendemain ou à la semaine suivante ? Encore mieux, qu’est-ce qui peut être carrément enlevé de votre liste ? En faisant ce nettoyage, vous saurez quelles sont vos réelles priorités.
6. Revoir le programme de demain
Avant d’accomplir la dernière tâche de la journée, assurez-vous que vous n’avez rien oublié. Jetez un rapide coup d’œil sur le programme du lendemain et confirmez les réunions externes et internes : ceci vous permettra de savoir à quel point vous serez occupés et quelles seront les priorités que vous aurez à affronter.
7. Améliorer la productivité au travail : accomplir une tâche et s’y tenir
Prenez le parti de réaliser une seule et dernière tâche avant de quitter le travail – après tout, une heure, ce n’est que peu de temps.
Si vous jonglez entre différentes priorités importantes, choisissez la chose la plus essentielle de votre liste et laissez tout le reste pour plus tard. Passez votre dernière heure à faire autant de progrès que possible.
Si vous travaillez sur une série de petites tâches, choisissez un type de tâche à accomplir. Que ce soit d’appeler des prospects, de rédiger des rapports ou de préparer des slides, vous serez bien plus productifs si vous accomplissez des tâches similaires en même temps plutôt que de passer d’un type de tâche à l’autre.
8. Vérifier une nouvelle fois vos mails avant de partir
Il ne s’agit pas de vous mettre à rédiger de nouveau des mails – cette vérification finale n’a pour but que de vous assurer que vous ne passez pas à côté de quelque chose d’urgent. Tout le reste peut être laissé au lendemain. Vous avez déjà passé la journée entière à vous concentrer, il est temps à présent de rentrer chez vous sans vous sentir coupable !
Et voilà, vous avez maintenant la méthode pour vous assurer que vous tirez pleinement parti de votre dernière heure de travail !
Quels sont les autres astuces que vous pourriez ajouter pour rendre votre fin de journée plus productive ? N’hésitez pas à les partager avec nous dans les commentaires !
